Syarat-syarat dan Pekerjaan Seorang Sekretaris

Syarat-syarat Seorang Sekretaris

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:

1. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

a. Harus bersikap mawas diri

b. Bersikap ramah

c. Sabar

d. Simpatik

e. Penampilan diri yang baik

f. Pandai bergaul

g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

h. Dapat bijaksana terhadap orang lain

i. Memiliki ingatan yang baik

j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya

d. Teknik tata penyimpanan arsip

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon

f. Menulis cepat dengan steno

g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

(Waworuntu, 1995: 59-61)

Pekerjaan Sekretaris

Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi:

1. Pekerjaan keterampilan

a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder

b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik

c. Mengerjakan pembukuan ringan

d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan

e. Membuat surat

f. Menerima tamu

g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya

2. Pekerjaan keahlian

Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:

a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya

b. Sebagai penerjemah pimpinannya

c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi

d. Mengolah data untuk penyusunan laporan

e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat

(Waworuntu, 1995: 62-63)

Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.


7 komentar:

  1. saya suka menulis,, saya ingin sekali jadi sekretaris,, mudah-mudahan saya bisa. thanks for information,,

    BalasHapus
  2. Teman saya pernah bertanya "Apa saja sih syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris?" tapi saya tidak tahu tentang syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris. Setelah saya mencari-cari info via website akhirnya saya telah menemukan info yang lengkap dan karena blog ini lah akhirnya saya tahu tentang syarat-syarat seorang sekretaris. Thanks mengerjakantugas.blogspot.com atas info yang lengkap ini

    BalasHapus
  3. Teman saya pernah bertanya "Apa saja sih syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris?" tapi saya tidak tahu tentang syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris. Setelah saya mencari-cari info via website akhirnya saya telah menemukan info yang lengkap dan karena blog ini lah akhirnya saya tahu tentang syarat-syarat seorang sekretaris. Thanks mengerjakantugas.blogspot.com atas info yang lengkap ini

    BalasHapus
  4. hemm sya jg bingung awalnya mnjadi skretaris itu sperti ap sh................

    BalasHapus

busana muslim busana muslim Blus terbaru
Memuat...

CV GMP: Penjual Depot air minum Isi Ulang

Komentar Teman-teman

dari GMP: Setting AMDK dan Filter

... Peluang Usaha - Program Butik Online Tanpa Modal

Program Butik Online tanpa modal adalah program terbaru dari Mode Ok-Rek dengan misi untuk mendukung penjual/reseller ok-rek semakin kreatif dalam mengolah pasarnya, dan memberikan pencerahan pada dunia fashion .... Selengkapnya >>>
Persewaan Alat Pesta, Tenda /terop, meja kursi, alat makan di Sidoarjo dan Surabaya.

.


.
.
.














Wiremesh murah hubungi Afandi
0878 525 808 85; 082140 031 207.
Ada juga besi beton murah.

Desain dan Produksi Mode dan Busana

Teman Blog Ini