Syarat-syarat dan Pekerjaan Seorang Sekretaris

Syarat-syarat Seorang Sekretaris
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:


1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
(Waworuntu, 1995: 59-61)

Pekerjaan Sekretaris
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi:

1. Pekerjaan keterampilan
a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder
b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik
c. Mengerjakan pembukuan ringan
d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan
e. Membuat surat
f. Menerima tamu
g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya

2. Pekerjaan keahlian
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:
a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya
b. Sebagai penerjemah pimpinannya
c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi
d. Mengolah data untuk penyusunan laporan
e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat
(Waworuntu, 1995: 62-63)

Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.

 

19 komentar:

  1. saya suka menulis,, saya ingin sekali jadi sekretaris,, mudah-mudahan saya bisa. thanks for information,,

    BalasHapus
  2. Teman saya pernah bertanya "Apa saja sih syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris?" tapi saya tidak tahu tentang syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris. Setelah saya mencari-cari info via website akhirnya saya telah menemukan info yang lengkap dan karena blog ini lah akhirnya saya tahu tentang syarat-syarat seorang sekretaris. Thanks mengerjakantugas.blogspot.com atas info yang lengkap ini

    BalasHapus
  3. Teman saya pernah bertanya "Apa saja sih syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris?" tapi saya tidak tahu tentang syarat-syarat untuk menjadi seorang sekretaris. Setelah saya mencari-cari info via website akhirnya saya telah menemukan info yang lengkap dan karena blog ini lah akhirnya saya tahu tentang syarat-syarat seorang sekretaris. Thanks mengerjakantugas.blogspot.com atas info yang lengkap ini

    BalasHapus
  4. hemm sya jg bingung awalnya mnjadi skretaris itu sperti ap sh................

    BalasHapus
  5. Cita2 aku dari kecil pngen jd sekretaris tapi skrng masuk jurusan akuntansi malah pngen'nya jadi pegawai perpajakan / bank ^^

    BalasHapus
  6. Ternyata banyak sekali syarat untk menjadi seorang sekretaris ya..

    BalasHapus
  7. Ingin menjadi sekretaris tapi dengan pendidikan yang minim, apa mungkin haya dengan kemsuan yang tinggi

    BalasHapus
  8. Saya ingin beratanya. Keterampilan dan pengetahuan apa yg harus di miliki sekretaris

    BalasHapus
  9. Harus tekun kalau ingin mencapai keinginan ku menjadi sekertaris

    BalasHapus
  10. aku akan lebih tekun dan serius lagi. thanks min i got it (k)

    BalasHapus
  11. hahahaha.. gak segampang keliatannya ya.. TAT

    BalasHapus
  12. Pengen banget jadi sekretaris , itu cita cita dari kecil

    BalasHapus
  13. gw mau jd sekretaris negara, doain gw min, thx at all

    BalasHapus
  14. Minta tlg di jelaskan lagi dong. Langkah langkah apa yg harus di tempuh biar bisa jaei sekertaris.mulai dari pendidikannya sampe interview jadi sekertarisnya :*

    BalasHapus
  15. Nurbaiti Istiqomah9 April 2019 pukul 10.52

    Saya Pengin Jadi Sekertaris Jadi Saya Sudah Mulai Belajar 5 Bahasa Asing dari dulu. Dan saya Juga sangat Senang Untk Presentasi di depan orang"

    BalasHapus
  16. Pengen jadi sekertaris karna prospek kerjanya bisa di sekertariat pemerintahan

    BalasHapus
  17. wah harus belajar nyusun laporan nih

    BalasHapus

Wiremesh murah hubungi Afandi - 081233336118. - Ada juga besi beton murah.

Jasa Pembuatan Pagar, Kanopi (+Renovasi)
WA ke 081233336118